Pasta sapludināšana uz PDF no Excel - Jaunumi

2018. gada 1. janvārī minimālā alga Ņujorkā palielinās līdz 13,50 USD. Tas nozīmē, ka darbiniekiem jānosūta miljoniem veidlapas LS 54S vai veidlapas LS54 - Paziņojums un algas likmes apstiprinājums. Ņujorkas štats nodrošina šīs veidlapas tukšu kopiju kā ar paroli aizsargātu PDF failu. Kā jūs varat izmantot programmu Excel, lai saviem darbiniekiem sagatavotu simtiem šādu dokumentu?

Lai gan e-pasta sapludināšanas process no Excel uz Word ir dokumentēts vietnē (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), vai jūs varat veikt pasta sapludināšanu no Excel uz PDF?

Es biju pārsteigts, ka labākais šī procesa risinājums ir Adobe InDesign izmantošana! Bet vispirms ļaujiet man atkārtot savus divus neveiksmīgos mēģinājumus:

• Neizdevās 1. mēģinājums: Es mēģināju programmā Excel atkārtot veidlapu LS54, izmantojot ekrāna izgriezumu sēriju, lai apņemtu šūnas, kurās būtu Excel lauki. Tas ilga uz visiem laikiem, un, izdrukājot, ekrāna izgriezumi izskatījās briesmīgi.

  

• Neizdevās 2. mēģinājums: izmantojiet Adobe Acrobat. Jūs domājat, ka pilnā Acrobat versija piedāvās veidu, kā aizpildīt veidlapu, izmantojot pasta sapludināšanu. Sadaļā Rīki, Veidlapas, Citas veidlapu opcijas ir opcija Importēt datus. Es velti pavadīju laiku, lai pievienotu laukus PDF failam, importēju izklājlapu un pēc tam vīlušies uzzināju, ka vienlaikus varu aizpildīt tikai vienu veidlapu. Izvēlieties 2. rindu, un es varētu izdrukāt pirmo darbinieku. Bet tad man būtu jāizvēlas 3. rinda, Drukāt, Izvēlēties 4. rindu, Drukāt, 5. rinda, Drukāt, un tas nekad nedarbosies 750 darbiniekiem.

  

Problēmas risināšana, izmantojot Adobe InDesign

Šeit mēs publicējam grāmatas ar Svēto makro! Grāmatu nospiedums. Mēs abonējam Adobe Creative Cloud komplektu, kas mums dod Photoshop, Lightroom, Acrobat un kaut ko sauc InDesign. Pārbaudiet savu uzņēmumu, iespējams, ka kādam no jūsu mārketinga vai radošajiem departamentiem jau ir Adobe Indesign abonements.

Izmantojot InDesign, es spēju atrisināt problēmu mazāk nekā stundas laikā. Es šeit esmu dokumentējis soļus, lai vienkāršotu jūsu procesu.

• 1. daļa: Konvertējiet ar paroli aizsargātu PDF failu uz grafiku

  1. Lejupielādējiet veidlapu LS54S vietnē labor.ny.gov vietnē LS54S
  2. (Neobligāti) Nolādējiet paroli, lai aizsargātu PDF ar paroli
  3. Konvertējiet PDF failu uz attēlu. Ja jums ir Acrobat, izmantojiet File, Export To, Image, JPEG.webp. Ja tas nav izdarīts, veidlapas tveršanai varat izmantot operētājsistēmas Windows fragmentu. Vienkārši pārliecinieties, ka Acrobat Reader parāda formu 100%.

• 2. daļa: Izveidojiet dokumentu InDesign

  4. Atveriet Adobe InDesign. Izvēlieties Fails, Jauns, Dokuments. Pirmais dialoglodziņa Jauns dokuments solis ir noklikšķināt uz otrās ikonas zem Orientācija, lai padarītu dokumentu ainavisku. Mainiet vienības uz collām, platumu uz 11, augstumu uz 8,5. Mainiet augšējo piemali uz 0, un InDesign padarīs visas piemales 0.

     
  5. Lapu panelī veiciet dubultklikšķi uz A-Master labās puses

  6. Pārlūkprogrammā Windows Explorer velciet JPG.webp no 3. darbības un nometiet to ielīmēšanas dēlī, kas atrodas ārpus galvenās lapas. Ja esat jauns InDesign lietotājs, jūs domājat, ka velciet un nometiet attēlu * lapas iekšpusē *, taču tas būtu nepareizi. Es dalos ar triku, kuru uzzināju no Annas Marijas “Viņas geekness” koncepcijas. Ja jums kādreiz ir jākļūst par InDesign meistaru, jums jāpieņem Anne Marie. Nometot attēlu galvenajā lapā, jūs nevarat piekļūt izmēru maiņas rokturiem. Tā vietā nometiet attēlu tieši ārpus galvenās lapas. Tagad jums ir piekļuve izmēru maiņas rokturiem. Mainiet dokumenta izmēru, lai tas būtu piemērots lapai, turot nospiestu taustiņu Shift, kamēr velkat augšējā kreisā izmēra maiņas rokturi uz leju. Kad dokuments ir nedaudz mazāks par lapu, velciet to virs labās puses galvenās lapas. Neuztraucieties, ka esat nogriezis pusi no teksta!

     
  7. Nospiediet manu visu laiku iecienīto īsinājumtaustiņu: Ctrl + alt = "" + Shift + E. Tas padarīs visu attēlu piemērotu nesen mainītā izmēra rāmī. Es zinu, ka programmā Excel ir desmitiem īsinājumtaustiņu. InDesign es zinu tikai divus īsinājumtaustiņus, un Ctrl + alt = "" + Shift + E ir viens no tiem. Tas mani pilnīgi iebiedē, ka InDesign, iespējams, varētu būt 25 citi īsinājumtaustiņi, piemēram, Ctrl + alt = "" + Shift + A līdz Ctrl + alt = "" + Shift + Z!

• 3. daļa: Aizpildiet fiksētos laukus

  Veidlapā ir daži lauki, kas visiem darbiniekiem būs vienādi. Piemēram, uzņēmuma nosaukums visiem var būt vienāds. Tālāk ir norādīts, kā InDesign galvenajā lapā pievienot tekstu.

  8. Nospiediet taustiņu F, lai sāktu kadra režīmu. Izmantojot peli, uzzīmējiet taisnstūri vietā, kur vēlaties, lai parādās fiksētais teksts. Sākotnēji šim rāmim būs X.

     
  9. Ar peles labo pogu noklikšķiniet uz nesen zīmētā rāmja. Pusceļā garajā konteksta izvēlnē izvēlieties Konteksts, Teksts.
  10. Nospiediet taustiņu T, lai pārietu uz teksta ievades režīmu

  11. Noklikšķiniet lodziņā un ierakstiet fiksēto tekstu. Ja jums jāmaina fonts, atlasiet tekstu un izmantojiet ikonu “A” virs ekrāna, lai atklātu rakstzīmju rīkus.

      

  12. Atkārtojiet 8. līdz 11. darbību visiem pārējiem laukiem, kuriem visās formās jābūt nemainīgiem. Tas ir vienmuļi. Iegūt niecīgu rāmi ar nelielu 9 punktu “X” rindu kopā ar izvēles rūtiņām nav jautri, bet tas ir izdarāms. Ja jums ir jāpārvieto rāmis vai jāmaina rāmja izmērs, tas būs jāizvēlas ar pirmo bultiņas rīku kreisajā pusē. To sauc par atlases rīku (atšķirībā no mazāk noderīgā tiešās atlases rīka, kas ir otrā bultiņa lodziņā).

      

  Pro padoms Nr. 1: atlasiet pirmo lodziņu. Ctrl + C, lai kopētu. Ctrl + V, lai ielīmētu jaunu lodziņu lapas vidū. Velciet jauno lodziņu pozīcijā. Tas ir ļoti noderīgi, kad izvēles rūtiņām iegūsiet mazu X.

  Pro padoms Nr. 2: Ir grūti izmantot peli, lai “X” nokļūtu pareizajā pozīcijā. Kad rāmis ir atlasīts, izmantojiet tastatūras bulttaustiņus, lai virzītu rāmi uz pozīciju.

  Pro padoms Nr. 3: visi InDesign attēli izskatās briesmīgi. Tā ir funkcija, nevis kļūda! Padomājiet par grāmatu. Power Excel 2017 With ir 1400 attēli. Dators aizsprostotos, ja viņi mēģinātu attēlot visus 1400 attēlus ar augstu izšķirtspēju. Jūsu dokumentam ir viens attēls, un jūs, iespējams, varat atļauties attēlu parādīt ar augstu izšķirtspēju. Atlasiet attēlu, noklikšķinot uz formas baltā vietā. Ar peles labo pogu noklikšķiniet un izvēlieties Displeja veiktspēja, Augstas kvalitātes displejs. Presto! Attēls kļūst ass.

  

• 4. daļa: Aizpildiet datus programmā Excel

  Svētā izklājlapa! Man vajadzēja tik ilgi, lai nokļūtu tehnikas Excel daļā.

  13. 1. rindā ievietojiet vienkāršas viena vārda virsrakstus. Formatējiet visus valūtas laukus kā valūtu, pretējā gadījumā apvienotajā PDF failā 13,50 USD būs redzams kā 13,5. Es saprotu, ka veidlapā jau ir dolāra zīme, bet USD 13,50 izskatās labāk nekā USD 13,5.
  14. Izmantojiet File, Save As. Saglabājiet dokumentu kā Excel failu, lai vēlāk to varētu rediģēt.
  15. Izmantojiet File, Save As. Saglabājiet dokumentu kā Teksts (ar tabulējumu atdalīts) (* .txt). Noteikti atcerieties ceļu un faila nosaukumu, lai to varētu atrast vēlāk. Aizveriet failu programmā Excel, vai arī 17. darbībā jūs saņemsit kļūdas ziņojumu.

• 5. daļa: Atpakaļ uz InDesign, lai pievienotu veidlapas laukus

  16. Izvēlnē InDesign izvēlieties Window, Utilities, Data Merge. Tiks parādīts neliels datu sapludināšanas logs, kas peld kaut kur virs InDesign. Katrā mazajā InDesign peldošajā panelī ir vesela virkne noderīgu komandu, kas paslēpta aiz tā, ko viņi sauc par paneļa izvēlni. Šeit ir paneļa izvēlnes ikonas attēls:

      
  17. Datu apvienošanā atveriet paneļa izvēlni. Izvēlieties Atlasīt datu avotu. Pārlūkojiet un atlasiet .TXT failu, veicot 15. darbību. Datu apvienošanas panelī tagad tiek parādīti lauku nosaukumi no izklājlapas 1. rindas. Vilkšanas un nomešanas pasaulē jūs domājat, ka varat vilkt šos laukus uz savu veidlapu, bet nevarat. Tā vietā atkārtojiet 8. un 9. darbību, lai uzzīmētu jaunus rāmjus tur, kur vēlaties, lai šie lauki nonāk. Padariet rāmjus jaukus un platus, ja viens no jūsu darbiniekiem ir Džons Jēkabs Jinglebells III. Īpaši laukos LS-54S apmaksa un virsstundas, iespējams, būs jāmaina uz 10 punktiem, lai rāmis būtu piemērots.

  18. Noklikšķiniet tukšajā rāmī, lai atvērtu nosaukumu. Datu apvienošanas panelī noklikšķiniet uz Nosaukums. Presto! <> rāmī parādās <>. Atkārtojiet atalgojumu un OT.

      
  19. Šis solis nav obligāts, taču ir vērts sešdesmit sekundes. Datu sapludināšanas paneļa apakšējā kreisajā stūrī noklikšķiniet uz lodziņa Priekšskatījums. Jūs redzēsiet datus no pirmā ieraksta. Izmantojiet kreisās un labās bultiņas ikonas datu sapludināšanas paneļa apakšdaļā, lai redzētu nākamo ierakstu.
  20. Pirms apvienošanas saglabājiet InDesign failu. Esmu saglabājis savu dokumentu šajā brīdī, un jūs varat to lejupielādēt šeit.

  Vienkārši sakot, ja pārskatāt lapu Lappuses, visu šo darbu esat veicis lapas A-Master labajā pusē. Bet no sīktēla varat redzēt, ka viss galvenajā lapā tiek parādīts jūsu dokumenta 1. lappusē.

  

• 6. daļa: Visbeidzot, pasta sapludināšana

  21. Netālu no datu sapludināšanas paneļa augšdaļas ir ikona, kas izskatās kā matricas 4. puse. Tas ir simbola apvienotajam dokumentam izveidei. Noklikšķiniet uz tā.

      

  22. Visi iestatījuma Izveidot apvienoto dokumentu iestatījumi ir pareizi. Noklikšķiniet uz Labi.

      
  23. Jūs saņemsiet vienu no diviem ziņojumiem. Vai nu: “Nav izveidots pārsniegts teksts” vai “Jūs esat pārrakstījis tekstu šajos ierakstos”.

  Pakalpojumā InDesign vārdi “Overset Text” nozīmē, ka jums ir vairāk rakstzīmju, nekā paredzēts teksta rāmī. Es neesmu atradis nevienu ekvivalentu Excel sarukumam Fit. Ja viņi saka, ka esat pierakstījis tekstu 450. ierakstā, pārejiet uz 450. lpp. Lappušu panelī un pārliecinieties, ka jums ir darbinieks ar patiešām garu vārdu. Atgriezieties A-Master lapas labajā pusē un mainiet šī lauka rāmja izmēru.

  Šajā brīdī jums būs liels dokuments InDesign. Manā gadījumā man ir 114 lappuses, jo Excel failā man bija 114 ieraksti. Noklikšķiniet uz jebkuras lapas panelī Lappuses, lai redzētu šo lapu ar aizpildītiem datiem.

  Daži padomi: Datu sapludināšanas paneļa izvēlne piedāvā komandu Atjaunināt datu avotu. Ja maināt pamatā esošo Excel failu un saglabājat kā jaunu teksta failu, izmantojiet komandu, lai iegūtu izmaiņas. Lai atkal apvienotos, jums būs jāatkārto 21. darbība.

• 7. daļa: eksportējiet uz PDF, lai varētu drukāt

  24. Izvēlnē Fails izvēlieties Adobe PDF Presets (Augstas kvalitātes druka). Izvēlieties faila ceļu un nosaukumu. Akceptējiet visus tūkstošiem iestatījumu dialoglodziņā Adobe PDF eksportēšana. Noklikšķiniet uz Labi

  Šeit ir viena nobeiguma piezīme: reālajā dzīvē mums bija 751 darbinieks. Katru darbinieku es ievietoju failā divas reizes, lai mēs katram darbiniekam varētu izdrukāt divas kopijas un likt tos salīdzināt. Rezultātā iegūtā 1502 lappušu PDF forma brīnumainā kārtā bija tikai 2,48 MB! Kaut kā Adobe burvjiem ir izdevies saglabāt vienu attēla kopiju un atkal un atkal to izmantot. Mans nepareizais pirmais mēģinājums veikt pasta sapludināšanu, izmantojot programmu Excel, radīja nepatīkama izskata 150 MB lielu PDF failu, kuru nekad nevarēja nosūtīt pa e-pastu.

  Ja nevarat atrast InDesign kopiju vai šīs darbības šķiet pārāk biedējošas, nolīgojiet Excel konsultantu, kas jums veic pasta sapludināšanu PDF formātā.