Nesen esmu piedalījies vairākos Excel Power Semināros. Kad jūs telpā saņemat 150 grāmatvežus smieklu pilnam Excel padomu un triku rītam, es vienmēr uzzinu kaut ko jaunu. Kāds no auditorijas var dalīties foršā trikā ar pārējo istabu.
Šodienas epizodē man ir jaunu triku kolekcija. Tie faktiski ir triki, kas ir labāki vai savādāki par grāmatā aplūkoto līdzvērtīgo metodi. Tie noteikti būs nākamajā grāmatas pārskatā.
Starp citu, es labprāt nāktu uz jūsu pilsētu, lai veiktu Power Excel semināru. Ja jūs piederat profesionālai grupai, piemēram, Vadošo grāmatvežu institūta vietējai nodaļai, Iekšējo auditoru institūtam, AICPA, MVU utt., Kāpēc gan neieteikt viņiem rezervēt mani kādai no savām gaidāmajām CPE dienām? Nosūtiet savas nodaļas programmas priekšsēdētāju uz šo lapu, lai iegūtu sīkāku informāciju.
Atrodiet atšķirību starp diviem datumiem
Es parasti runāt par metodēm, izmantojot =YEAR(), =MONTH(), =DAY()funkcijas, bet ir forši vecs funkcija slēpjas Excel.
Funkcija DATEDIF ir atstāta no Lotus. Kaut arī Excel palīdzība nerunā par šo funkciju, tas ir lielisks veids, kā atrast atšķirību starp diviem datumiem.
Sintakse ir =DATEDIF(EarlierDate,LaterDate,Code)
Šeit ir derīgās vērtības, kuras varat izmantot Code.
- Y - jums tiks norādīts visu gadu skaits starp diviem datumiem.
- YM - pateiks visu mēnešu skaitu, izņemot gadus, starp diviem datumiem.
- MD - pateiks visu dienu skaitu, izņemot pilnus mēnešus, starp diviem datumiem.
- M - pateiks visu mēnešu skaitu. Piemēram, es esmu dzīvs 495 mēnešus
- D - pateiks dienu skaitu. Piemēram, es esmu dzīvs 15 115 dienas. Tas ir niecīgs lietojums, jo jūs varētu vienkārši atņemt vienu datumu no otra un formatēt kā skaitli, lai dublētu šo kodu.
Noderīgie kodi ir pirmie trīs kodi. Izrādē es demonstrēju šo darblapu. Identiskās formulas D, E un F kolonnās aprēķina DATEDIF gados, mēnešos un dienās.
G slejas formula to saista, lai izveidotu tekstu ar laika ilgumu gados, mēnešos un dienās.
Jūs to varētu apvienot vienā formulā. Ja šūnā A2 ir pievienošanās datums, izmantojiet šādu formulu B2:
=DATEDIF($A2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF($A2,TODAY(),"YM")&" months & "&DATEDIF($A2,TODAY(),"MD")&" days"
Redzamo šūnu summa
Zem datu bāzes pievienojiet funkciju SUM un pēc tam izmantojiet automātisko filtru, lai filtrētu datu bāzi. Excel kaitinoši iekļaus slēptās rindas summā!
Tā vietā rīkojieties šādi:
- Izmantojiet datu filtru - automātisko filtru, lai pievienotu nolaižamās izvēlnes Automātiskais filtrs.
- Vienam laukam izvēlieties filtru
- Dodieties uz tukšo šūnu zem vienas no skaitliskajām kolonnām datu bāzē.
- Standarta rīkjoslā noklikšķiniet uz grieķu burta E (Sigma). Tā vietā, lai ievadītu
=SUM(), Excel ievadīs=SUBTOTAL()un izmantos kodus, lai novērstu slēpto rindu iekļaušanu.
Īsinājumtaustiņš, lai atkārtotu pēdējo komandu
F4 taustiņš atkārtos pēdējo izpildīto komandu.
Piemēram, atlasiet šūnu un noklikšķiniet uz ikonas B, lai šūna būtu treknrakstā.
Tagad atlasiet citu šūnu un nospiediet F4. Excel padarīs šo šūnu treknrakstu.
F4 atcerēsies pēdējo komandu. Tātad, jūs varat izveidot šūnu slīprakstā un pēc tam izmantot F4, lai daudzas šūnas būtu kursīvā.
Iepriekš atlasiet ievadāmo šūnu diapazonu
Grāmatā es jums parādīju, kā izmantot Rīki - Opcijas - Rediģēt - Pārvietot atlasi pēc Enter Direction - Pa labi, lai piespiestu Excel pārvietoties pa labi, nospiežot ievadīšanas taustiņu. Tas ir labi, ja dati jāievada pāri rindai.
Tas ir īpaši noderīgi, ja ciparu tastatūrā ievadāt ciparus. Triks ļauj ierakstīt 123 Enter un nonākt nākamajā šūnā. Turot rokas uz ciparu tastatūras, numurus var ievadīt ātrāk.
Kāds ieteica uzlabot šo tehniku. Iepriekš izvēlieties diapazonu, kurā ievadīsit datus. Priekšrocība ir tāda, ka, nokļūstot pēdējā slejā un nospiežot taustiņu Enter, Excel pāriet uz nākamās rindas sākumu.
Zemāk redzamajā attēlā nospiežot Enter, jūs pārvietosities uz šūnu B6.
Ctrl + velciet aizpildīšanas rokturi
Es šovā esmu daudzkārt parādījis triku Fill Handle. A1 ievadiet pirmdienu. Ja atlasāt šūnu A1, šūnas apakšējā labajā stūrī ir kvadrātveida punkts. Šis punkts ir aizpildīšanas rokturis. Noklikšķiniet uz aizpildīšanas roktura un velciet vai nu uz leju, vai pa labi. Excel aizpildīs otrdienas, trešdienas, ceturtdienas, piektdienas, sestdienas, svētdienas. Ja velkat vairāk nekā 7 šūnas, programma Excel atkal sāks no jauna.
Excel ir patiešām labs. Tas var automātiski paplašināt visas šīs sērijas:
- Pirmdiena - otrdiena, trešdiena, ceturtdiena, piektdiena utt.
- Janvāris - februāris, marts, aprīlis utt.
- Janvāris - februāris, marts utt.
- Q1 - Q2, Q3, Q4 utt.
- Qtr 1 - Qtr 2, Qtr 3, Qtr 4, Qtr 1 utt.
- 1. periods - 2. periods, 3. periods, 4. periods utt.
- 2006. gada 23. oktobris - 2006. gada 24. oktobris, 2006. gada 25. oktobris utt.
Tā kā Excel var veikt visas šīs apbrīnojamās sērijas, ko jūs sagaidāt, ja ievadīsit 1 un velciet aizpildīšanas rokturi?
Jūs varētu sagaidīt, ka saņemsiet 1, 2, 3,…
Bet jūs patiešām saņemat 1, 1, 1, 1, 1,…
Grāmatā ir runāts par samierinātu metodi. A1 ievadiet 1. A2 ievadiet 2. Atlasiet A1: A2. Velciet aizpildīšanas rokturi. Ir labāks veids.
Vienkārši ievadiet 1 A1. Ctrl + Velciet aizpildīšanas rokturi. Excel aizpildīs 1, 2, 3. Ctrl turēšana, šķiet, ignorē aizpildīšanas roktura parasto darbību.
Kāds seminārā teica, ka viņi vēlētos ievadīt datumu, vilkt datumu un likt Excel saglabāt datumu nemainīgu. Ja velkot aizpildīšanas rokturi turat nospiestu taustiņu Ctrl, programma Excel ignorēs parasto uzvedību (palielinot datumu) un piešķirot to pašu datumu visās šūnās.
