Pagrieziena tabulas piedāvā Top 10 filtru. Tas ir forši. Tas ir elastīgs. Bet es to ienīstu, un es jums pateikšu, kāpēc.
Šeit ir rakurstabula, kas parāda ieņēmumus pēc klienta. Kopējie ieņēmumi ir 6,7 miljoni ASV dolāru. Ievērojiet, ka lielākais klients Roto-Rooter ir 9% no kopējiem ieņēmumiem.
Ko darīt, ja manam vadītājam ir zelta zivtiņas uzmanība un viņš vēlas redzēt tikai piecus klientus? Lai sāktu, atveriet nolaižamo izvēlni A3 un atlasiet Value Filters, Top 10.
Īpaši elastīgais dialoglodziņš Top 10 Filter ļauj augšup / apakšā. Tas var izdarīt 10, 5 vai jebkuru citu skaitli. Jūs varat lūgt piecus lielākos priekšmetus, 80 procentus vai pietiekami daudz klientu, lai iegūtu 5 miljonus ASV dolāru.
Bet šeit ir problēma: Rezultātā izveidotajā pārskatā tiek parādīti pieci klienti un šo klientu kopsumma, nevis visu kopsumma. Roto-Rooter, kurš iepriekš bija 9% no kopējā skaita, ir 23% no jaunā kopskaita.
Bet vispirms daži svarīgi vārdi par automātisko filtrēšanu
Es saprotu, ka tas šķiet jautājums, kas nav pie sienas. Ja vēlaties ieslēgt nolaižamās izvēlnes Filtrs parastajā datu kopā, kā jūs to darāt? Šeit ir trīs patiešām izplatīti veidi:
- Datos atlasiet vienu šūnu un cilnē Dati noklikšķiniet uz ikonas Filtrs vai nospiediet Ctrl + Shift + L.
- Atlasiet visus datus, izmantojot Ctrl + *, un cilnē Dati noklikšķiniet uz ikonas Filtrs.
- Nospiediet Ctrl + T, lai datus formatētu kā tabulu.
Šie ir trīs patiešām labi veidi. Kamēr jūs zināt kādu no viņiem, nav absolūti nepieciešams zināt citu veidu. Bet šeit ir neticami neskaidrs, bet maģisks veids, kā ieslēgt filtru:
- Pārejiet uz galvenes rindu un pēc tam dodieties uz labāko labo virsraksta šūnu. Pārvietojiet vienu šūnu pa labi. Nezināmu iemeslu dēļ, atrodoties šajā šūnā un noklikšķinot uz ikonas Filtrs, programma Excel filtrē kreisajā pusē esošo datu kopu. Man nav ne jausmas, kāpēc tas darbojas. Par to tiešām nav vērts runāt, jo jau ir trīs patiešām labi veidi, kā ieslēgt nolaižamās izvēlnes Filtrs. Es šo šūnu saucu par burvju šūnu.
Tagad atgriezieties pie rakurstabulām
Ir noteikums, kas saka, ka, lietojot pagrieziena tabulu, nevar izmantot automātisko filtru. Skatīt zemāk? Filtra ikona ir pelēka, jo rakurstabulā esmu atlasījis šūnu.
Es nezinu, kāpēc Microsoft to pelēka. Tam jābūt kaut kam iekšējam, kurā teikts, ka AutoFilter un rakurstabula nevar pastāvēt līdzās. Tātad, Excel komandā ir kāds, kurš ir atbildīgs par ikonas Filtra nokrāsošanu. Šis cilvēks nekad nav dzirdējis par burvju šūnu. Atlasiet šūnu šarnīra tabulā, un filtrs tiek pelēks. Noklikšķiniet ārpus rakurstabulas, un filtrs atkal tiek iespējots.
Bet pagaidi. Kā ar burvju šūnu, par kuru tikko pastāstīju? Ja noklikšķināt šūnā pa labi no pēdējās virsraksta, programma Excel aizmirst pelēkot ikonu Filtrs!
Protams, Excel pievieno automātiskās filtrēšanas nolaižamās izvēlnes jūsu rakurstabulas augšējai rindai. AutoFilter darbojas savādāk nekā rakurstabulas filtrs. Pārejiet uz nolaižamo izvēlni Ieņēmumi un izvēlieties Skaitļu filtri, Top 10 …
Top 10 automātiskās filtrēšanas dialoglodziņā izvēlieties Top 6 vienumus. Tā nav drukas kļūda … ja vēlaties piecus klientus, izvēlieties 6. Ja vēlaties 10 klientus, izvēlieties 11.
Automātiskajam filtram kopējā kopējā rinda ir lielākais datu vienums. Pieci galvenie klienti datos aizņem no 2. līdz 6. pozīcijai.
Uzmanību
Skaidrs, ka ar šo triku jūs plēšat caurumu Excel audumā. Ja vēlāk mainīsit pamatā esošos datus un atsvaidzināsiet rakurstabulu, Excel filtru neatsvaidzinās, jo, cik zināms Microsoft, filtru nav iespējams pielietot rakurstabulai!
Piezīme
Mūsu mērķis ir paturēt šo Microsoft noslēpumā, jo tā ir diezgan lieliska funkcija. Tas ir "salauzts" jau ilgu laiku, tāpēc ir daudz cilvēku, kuri, iespējams, jau paļaujas uz to.
Pilnīgi likumīgs risinājums programmā Excel 2013+
Ja vēlaties rakurstabulu, kurā parādīti pieci galvenie klienti, bet visu klientu kopskaits, dati jāpārvieto ārpus programmas Excel. Ja operētājsistēmā Windows darbojas programma Excel 2013 vai jaunāka versija, to var izdarīt ļoti ērti. Lai to parādītu, es izdzēsu sākotnējo rakurstabulu. Izvēlieties Ievietot, rakurstabulu. Pirms noklikšķināt uz Labi, atzīmējiet izvēles rūtiņu Pievienot šos datus datu modelim.
Veidojiet rakurstabulu kā parasti. Izmantojiet nolaižamo izvēlni A3, lai atlasītu Value Filters, Top 10, un lūdziet piecus klientus. Kad ir atlasīta viena šūna rakurstabulā, lentē atveriet cilni Noformējums un atveriet nolaižamo izvēlni Starpsummas. Galīgā izvēle nolaižamajā izvēlnē ir Iekļaut filtrētos vienumus kopsummā. Parasti šī izvēle ir pelēka. Bet, tā kā dati tiek glabāti datu modelī, nevis parastā šarnīra kešatmiņā, šī opcija tagad ir pieejama.
Izvēlieties opciju Iekļaut filtrētos vienumus kopsummā, un jūsu kopsummā tagad ir iekļauta zvaigznīte un visu datu kopsumma, kā parādīts zemāk.
Šis burvju šūnu triks man sākotnēji radās no Dena manā seminārā Filadelfijā, un pēc 15 gadiem to atkārtoja cits Dens no mana semināra Sinsinati. Paldies Migelam Caballero par šīs funkcijas ieteikšanu.
