Piezīme
Keitija Salivana ir Microsoft Word komandas projektu vadītāja. Par šo padomu es nododu pjedestālu Keitijai.
Kaut arī Excel fani dažreiz ķircina, ka Word un PowerPoint ir bezmaksas programmatūras lietojumprogrammas, kas nāk ar programmu Excel, ir gadījumi, kad Microsoft Word piedāvā funkciju, ko Excel nepiedāvā. Šādos gadījumos ir lietderīgi kopēt datus no Excel, ielīmēt Word, izpildīt komandu un pēc tam kopēt atpakaļ uz Excel. Šeit ir daži metožu piemēri, kurus labāk apstrādāt programmā Word nekā programmā Excel.
1. tehnika: konvertēšana uz augšējo, apakšējo, pareizo
Ja jums jāpārvērš no lielajiem burtiem uz mazajiem burtiem vai parastajiem burtiem, programmā Word ir īsinājumtaustiņš. Nokopējiet datus programmā Word un pārslēdziet reģistru, izmantojot Shift + F3.
2. tehnika: pievienojiet aizzīmes
Ja vēlaties pievienot aizzīmes Excel šūnām, programmā Word tas ir daudz vieglāk nekā programmā Excel. Kopējiet šūnas programmā Word un izmantojiet aizzīmes stilu. Kopējiet no Word un ielīmējiet atpakaļ programmā Excel. Iespējams, dažas reizes būs jāizmanto ikona Samazināt atkāpi.
Padoms
Ja jums ir šūnu diapazons, kas satur tekstu, atlasiet diapazonu un nospiediet Ctrl + 1, lai atvērtu dialoglodziņu Šūnu formatēšana. Pēc tam cilnē Skaitlis kreisajā pusē esošajā sarakstā izvēlieties Pielāgots. Noklikšķiniet lodziņā Tips un notīriet visu, kas tur ir. Turiet nospiestu alt = "" taustiņu, vienlaikus nospiežot 7 ciparu tastatūrā. Vajadzētu parādīties lode. Ierakstiet atstarpi un pēc tam @.
3. tehnika: vizualizēt un krāsu formulas
Ja jums ir ļoti gara formula, teiksim vienu ar 10 ligzdotiem IF priekšrakstiem, varat ielīmēt Word un izmantot krāsas un Shift + Enter, lai atstātu formulu, lai tā būtu jēgpilnāka. (Viens noraidījums no Excel komandas: Jūs varat paplašināt formulu joslu un izmantot Alt + Enter, lai sadalītu formulu daudzās rindās. Vai arī varat izmantot lielisko RefTreeAnalyser pievienojumprogrammu no Jan Karel Pieterse.
4. tehnika: Ātrāks SmartArt
Word piedāvā opciju Konvertēt tekstu uz SmartArt. Kaut arī Excel piedāvā arī SmartArt, tas tur nav ļoti ērti, jo jums ir jākopē ieraksti pa vienam SmartArt rūtī.
5. tehnika: Datu iegūšana no PDF faila
Pieņemsim, ka kādam ir Excel darbgrāmata un šī darbgrāmata tiek saglabāta kā PDF. Viņi jums to nosūta. Tas ir kaitinoši, un acīmredzami viņi nevēlas, lai jūs atkārtoti izmantotu datus. Ja atverat PDF failu programmā Acrobat Reader, nokopējat datus un ielīmējat programmā Excel, tas tiks saritināts vienā kolonnā. Bet šeit ir noslēpums: vispirms ielīmējiet šos datus programmā Word. Rindas un kolonnas tiks ielīmētas pareizi. Pēc tam varat kopēt no Word un ielīmēt atpakaļ programmā Excel. (Ja esat iestrēdzis Office versijā pirms 2013. gada, es iesaku Able2Extract.)
Sākotnējie dati ir parādīti zemāk kreisajā pusē, un labajā pusē un to izskatu var redzēt, ielīmējot tieši no PDF uz Excel. Jūs varat redzēt, ka dati “atvienojas”, B1: C1 pārejot uz A2: A3 un tā tālāk.
Ielīmējiet tos pašus datus programmā Word.
Kopējiet no Word un ielīmējiet programmā Excel.
Dati paliek sākotnējā secībā. Varat nelietot programmu Word Wrap un pielāgot kolonnu platumus, lai atgrieztos pie sākotnējiem datiem.
6. tehnika: mainiet vārdu formatējumu programmā Excel
Ja programmā Excel ir teksta teikumi, rediģēšanas režīmā ir iespējams izvēlēties vienu vārdu un mainīt šī vārda krāsu. Bet globāli mainīt visu vārda krāsu krāsu programmā Excel ir garlaicīgi. Tā vietā ielīmējiet datus programmā Word un nospiediet Ctrl + H. Mainīt suni pret suni. Noklikšķiniet uz Vairāk >> un pēc tam izvēlieties Formāts, Fonts. Izvēlieties sarkanu. Noklikšķiniet uz Aizstāt visu.
Kopējiet no Word un ielīmējiet atpakaļ programmā Excel. Zemāk redzamais attēls parāda, ar ko jūs nonākat.
7. tehnika: nomainiet, saglabājot rakstzīmju formatēšanu
Word arī risina līdzīgu problēmu: aizstājot tekstu, bet atstājot teksta formatējumu tādu, kāds tas ir. Zemāk ir aptauja par labāko mājdzīvnieku. Kāds ir izcēlis dažus vārdus tekstā.
Izmantojiet Ctrl + H, lai veiktu meklēšanu un aizstāšanu, kā parādīts kreisajā pusē. Ja izmantojat aizstāt visu, ja teikums tika mainīts, šūnā ievietotie formāti tiks zaudēti. Zemāk redzamajā attēlā svītrojums paliek pirmajā rindā, jo šajā rindā nebija vārda kucēns sastopamības un tāpēc tas netika mainīts.
Lai formatējumu saglabātu sākotnējā tekstā, kopējiet uz Word. Veiciet aizstāšanu programmā Word. Kopējiet no Word un ielīmējiet atpakaļ programmā Excel.
Paldies Keitijai Salivanai (projekta komandas projekta vadītāja!) Par ieguldījumu šajā padomā. Keitija nepārprotami dod priekšroku suņiem, nevis kaķiem. Paldies Glennai Šovai un Ozam du Soleilam par ideju ieguldīšanu šajā padomā.
